Cet article vous présente quelques règles simples à mettre en œuvre pour assurer le suivi des coûts de votre projet, et estimer les coûts restants. Basées sur la gestion de la valeur acquise (Earned Value), ces règles vous aideront à maîtriser les coûts du projet, ou à vous avertir au plus tôt d’une dérive potentielle des coûts.
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1. Définition de la référence des
coûts du projet (Cost Baseline)
 Cette première étape est certainement celle que
tout chef de projet réalise pendant la phase de planification du
projet.
Quels sont les coûts auxquels vous devez penser ?
Voici un petit moyen mnémotechnique pour vous faire penser
à tous les coûts potentiels : TELMIF. TELMIF signifie:
- Transferts - y a-t-il des contrats,
personnes, biens... à transférer durant le projet ?
- Externes - prestations externes et consulting
- Logiciels - licences logicielles et
coûts de maintenance associés
- Matériels - coûts
d’investissements initiaux du matériel et coûts de
maintenance
- Internes - charge de travail interne sur le
projet
- Frais - frais de déplacement,
hébergement, nourriture...
Pour chacune de ces catégories, vous devez à
présent estimer les coûts projet.
- Pour la catégorie Internes, vous allez bien
sûr utiliser votre échéancier du projet pour
déterminer les coûts associés. Une fois que vous
aurez listé toutes les activités à réaliser
ainsi que leurs dépendances, et assigné des ressources
pour chaque activité, vous pourrez calculer les coûts
totaux en ressources pour le projet. Pour déterminer la
référence de base des coûts, il s’agira
ensuite de répartir ces coûts par période de
travail (je vous recommande d’utiliser la semaine comme
unité de période de travail).
- Pour les catégories Matériels, Logiciels,
Externes et Transferts, utilisez également
votre échéancier du projet pour déterminer
à quelle période de travail ces coûts seront
engagés. Par exemple, placez les coûts du matériel
à la même semaine que votre activité liée
à la commande de ce matériel, ou trois semaines plus tard
si vous estimez le délai de livraison à trois semaines,
ou encore deux mois plus tard si vous souhaitez suivre le
décaissement, en tenant compte des conditions de paiement.
- Pour la dernière catégorie Frais, je
vous suggère d’estimer le nombre total de journées
de déplacement requises par votre projets, et de les
répartir équiblement durant tout le cycle de vie du
projet. Vous pouvez éventuellement augmenter la fréquence
des déplacements à certaines phases du projet, comme lors
de la planification ou de l’exécution, en fonction des
spécificités de votre projet.
Une fois ces différents coûts estimés, vous devriez
pouvoir construire le tableau suivant :
Activité
|
Semaine Début
|
Semaine Fin |
Nombre unités
prévu
|
Unité d'oeuvre |
Coût unité d'oeuvre |
Coût prévu
|
| INTERNES |
|
|
|
|
|
|
1. Préétude et lancement
|
518 |
520
|
12,5 |
j. homme
|
500 €
|
6250 €
|
2.1. Définition du processus
|
518 |
521
|
33
|
j. homme
|
500 €
|
16500 €
|
2.3. Documentation
|
520 |
523
|
14
|
j. homme
|
500 €
|
7000 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
| MATERIELS |
|
|
|
|
|
|
| Serveur |
530 |
530
|
30000
|
Euro
|
1 €
|
30000 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
| EXTERNES |
525 |
527
|
15
|
man days
|
900 €
|
13500 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
LOGICIELS
|
|
|
|
|
|
|
| Licences |
528 |
528
|
100000
|
Euro
|
1 €
|
100000 €
|
|
|
|
|
|
|
|
FRAIS
|
|
|
|
|
|
|
Déplacements
|
518 |
518
|
2 |
Jour dépl.
|
650 €
|
1300 € |
Déplacements
|
519 |
519 |
2 |
Jour dépl.
|
650 €
|
1300 € |
Maintenant que l’ensemble des coûts projet sont
détaillés et connus, il est grand temps
d’établir le graphique de référence des
coûts (la fameuse « courbe en S » - le graphique
ci-dessous vous montre une courbe en S typique, représentant les
coûts projet cumulés dans le temps.)
Pour cela, il vous faudra créer un tableau intermédiaire
qui fera l’addition, pour chaque semaine, des coûts
planifiés, et qui calculera le coût cumulé semaine
après semaine. Si l’on reprend l’activité
“préétude et lancement” du tableau
précédent, vous voyez que l’activité de 12,5
jours s’étale sur trois semaine. On peut donc supposer que
ces journées se répartiront linéairement, soit 4,17
jours par semaine. Si vous êtes habitués aux macros Excel,
cela peut se faire automatiquement (voir l’exemple en fin
d’article). Un simple graphique Excel vous permettra ensuite de
générer la référence des coûts
à l’aide du tableau suivant :
| Semaine |
Somme (Coûts prévus) |
Coûts prévus cumulés
|
| 518 |
7 508 €
|
7 508 € |
| 519 |
7 508 €
|
15 016 € |
| 520 |
7 958 € |
22 974 € |
| 521 |
5 875 €
|
28 849 € |
| 522 |
1 750 € |
30 599 € |
| 523 |
1 750 €
|
32 349 € |
| 525 |
4 500 € |
36 849 € |
| 526 |
4 500 €
|
41 349 € |
| 527 |
4 500 € |
45 849 € |
| 528 |
100 000 €
|
145 849 € |
| 530 |
30 000 € |
175 849 € |
N’oubliez pas que la référence des coûts fait
partie intégrante du plan projet. Aussi, tout changement sur
cette référence doit être géré au
travers du processus intégré de gestion des changements.
2. Mesure de la progression du projet
A partir d’ici, la tâche va se compliquer quelque peu, car
le chef de projet doit évaluer l’avancement du projet, et
déterminer les coûts associés. La gestion de la
valeur acquise est une méthode permettant de voir si le projet
est dans les temps et dans le budget… mais comment calculer cette
fameuse « valeur acquise » ?
Pour y arriver, vous devez ajouter quelques colonnes dans le premier
tableau que nous avons construir tout à l’heure:
- Unités d’oeuvre consommées
(1). Elles s’expriment en jours homme pour la catégorie
Internes, mais également en unités monétaires pour
les catégories Matériels ou Transferts
- Pourcentage d’avancement. C’est bien sûr le
plus dur à évaluer, surtout pour les activités des
catégories Internes. L’institut PMI propose
différentes méthodes pour évaluer ce pourcentage
d’avancement. Parmi les méthodes les plus courantes, je
vous suggère soit la méthode du 0-100 (une
activité est soit non démarrée, soit
terminée), soit la méthode du 0-50-100 (une
activité est à 50% dès lors qu’elle est
démarrée, et passe à 100% une fois
terminée).
- Ces deux nouvelles colonnes vous permettent alors de calculer
« l’estimation de fin » (Estimate At Completion) pour
l’activité concernée. Si une activité avait
un budget de 10 k€, que 4 k€ ont déjà
été dépensés et que l’activité
est réalisée à 50%, l’estimation de fin pour
cette activité sera de 4/50% = 8 k€ (2)
| Activités |
Coût
unité d'oeuvre
|
Unités prévues
|
Unités consom.
|
%
|
Coût prévu
|
Coût réel
|
Coût estimé
de fin
|
| INTERNES |
|
|
|
|
|
|
|
1. Préétude et lancement
|
500 €
|
12,5 |
29,2
|
100%
|
6 250 €
|
14 600 € |
14 600 €
|
2.1. Définition du processus
|
500 € |
33 |
12,25 |
50% |
16 500 €
|
6 125 €
|
12 250 €
|
| 2.3. Documentation |
500 € |
14 |
2 |
15% |
7000 €
|
1000 €
|
6667 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| MATERIELS |
|
|
|
|
|
|
|
| Serveur |
1 € |
30 000 |
35 000
|
100%
|
30 000 €
|
35 000 €
|
35 000 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| EXTERNES |
900 € |
15
|
0
|
0%
|
13 500 €
|
0 €
|
13 500 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| LOGICIELS |
|
|
|
|
|
|
|
| Licences |
1 € |
100 000
|
0
|
0%
|
100 000 € |
0 €
|
100 000 €
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| FRAIS |
|
|
|
|
|
|
|
| Déplacements |
650 €
|
2 |
3
|
100%
|
1 300 € |
1 950 €
|
1 950 €
|
| Déplacements |
650 €
|
2 |
0 |
0 %
|
1300 €
|
0 €
|
1 300 € |
Si vous répétez ce calcul pour chaque activité,
vous allez pouvoir ajouter deux séries dans votre courbe en S :
la courbe des “coûts réels”, qui montre le
cumul par semaine des chiffres calculés en (1), et la courbe des
“estimations de fin”, qui montre le cumul par semaine des
chiffres calculés en (2). Pour ces deux courbes, vous devrez
également utiliser un tableau intermédiaire qui cumule ces
chiffres par semaine en les ventilant linéairement si
l’activité s’étale sur plusieurs semaines.
Vous pouvez également ajouter deux séries à cette
courbe afin de mettre en évidence:
- Le coût initial / coût révisé du
projet : si votre projet a fait l'objet d'une révision
budgétaire, il est toujours intéressant de conserver le
budget initial
- La valeur acquise : cette courbe montre la valeur du travail
réalisé, qui est différente des coûts
engagés. En effet, vous pouvez avoir passé plus de temps
sur une activité qui au final, aura une valeur plus faible.
Le fichier Excel qui suit est un exemple qui met en pratique les notions
présentées ici. J’y ai ajouté une Macro qui
calcule les tableaux intermédiaires et construit la courbe en S.
Il vous suffit donc de remplacer les exemple par vos propres
activités projet, et vous pourrez utiliser le fichier pour suivre
vos coûts.
Pour télécharger ce fichier, nous
vous demandons de vous enregistrer
au prélalable si vous n'avez pas encore de compte.
 Modèle Excel - Gestion des coûts du projet
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