Open Workbench est un outil de gestion de projets qui vous
permet de créer et de suivre votre planning projet. Cet outil est
intéressant à deux titres : d'une part, son utilisation est plus proche
des standards du PMI que Microsoft Project, d'autre part... il est
gratuit !
Ce logiciel peut être téléchargé sur le site d'Open Workbench. L'éditeur, Niku corp, a été récemment racheté par Computer Associates (voir communiqué de presse),
on peut donc se demander si ce projet restera gratuit longtemps... Quoi
qu'il en soit, pour le moment, il est téléchargeable gratuitement,
profitez-en donc et... partons à sa découverte !
1. Description générale d'Open Workbench
Ce produit peut être installé en différentes langues, dont le français
et l'anglais. Lorsque vous lancez l'outil, les principaux tableaux
représentatifs du projet sont affichés dans la partie centrale de la
fenêtre (tâches, ressources...). Sur la gauche, une zone de vues de
type "favoris" vous permet d'ouvrir différentes vues du projet. Cette
zone est catégorisée en fonction de la tâche que vous souhaitez
réaliser dans votre projet :
- Planification (création de la WBS, définition des dépendances, affectation des ressources)
- Création de l'échéancier du projet
- Suivi du projet (avancement des tâches, analyse de la
disponibilité des ressources, analyse de la variance, révision du
planning)
- Deux onglets additionnels vous permettent d'accéder au diagramme
de Gantt ou au diagramme AON du projet ainsi qu'à une présélection de
filtres.
Toutes les vues mentionnées ci-dessous sont entièrement
personnalisables ; vous pouvez créer ou modifier des vues en fonction
de vos besoins. Chaque vue est ensuite sauvegardée sous forme d'un
fichier. Cet élément est particulièrement intéressant pour transférer
vos paramétrages d'un PC à l'autre.
Ergonomie : toutes les activités de planification sont réalisées dans
des tableaux, le diagramme de Gantt n'est qu'une représentation
graphique du projet en lecture seule. A la différence de MS Project,
vous ne pouvez pas utiliser le glisser-déplacer pour affecter des
dépendances ou pour déplacer des tâches, toutes ces actions sont à
réaliser dans la WBS ou la tableau des dépendances. Dans un sens, ce
n'est pas si dérangeant que cela, au moins cela vous évite des
"dérapages" incontrôlés suite à un mouvement de souris imprévu !
Pour la petite anecdote, j'ai découvert Open Workbench lorsque j'ai eu
besoin de créer un planning projet pour des travaux dans trois pièces
de mon appartement... il me fallait créer un échéancier compte tenu de
contraintes de dates et de disponibilités de ressources, afin de me
permettre de dire à toutes mes ressources pourquoi j'avais besoin
d'eux, et quand. Ce petit projet a été une bonne opportunité de
découvrir Open Workbench, car le planning n'est pas trop complexe; et
puisqu'il était hors de question d'acheter Microsoft Project pour cette
occasion !!!
2. Création du planning initial
2.1. Définition de la WBS
En tant que PMP de haut vol, votre première tâche consiste à définir la
WBS... Vous avez raison, ce n'est pas tout à fait la première tâche à
réaliser, mais pour mon projet de rénovation de pièces, je n'avais pas
besoin d'une charte projet ni d'un énoncé du contenu du projet (scope
statement) ! Bref, la première chose à faire dans cet outil est de
définir votre WBS. Pour ce faire, cliquez sur la vue "WBS" afin
d'afficher le tableau correspondant.
Le premier champ à renseigner est le type d'élément de WBS. Quatre
types s'offrent à vous : Phase (niveau 1), Tâche (niveau 2), Activité
(niveau 3) et Jalon.
Le second champ est l'identifiant ou code WBS. A la différence de MS
Project, la numérotation n'est pas automatique. MS Project crée les
codes 1, 1.1, 1.1.1 automatiquement, et ne vous laisse pas la liberté
de les nommer à votre guise. Cela n'est pas très pratique lorsque vous
déplacez un élément de WBS en cours de projet car tous les éléments
suivants sont renumérotés… A quoi sert un identifiant s'il peut changer
en cours de route ???. Par contre, si la numérotation est libre, Open
Workbench vous garantira tout de même l'unicité des identifiants.
Une fois le nom de l'élément renseigné, le quatrième champ, Délivrable,
est très intéressant : il vous permet de renseigner, pour une tâche
donnée, le délivrable attendu au terme de cette tâche. Voilà un très
bon moyen pour relier votre WBS à l'énoncé du contenu du projet. Cela
permet, pour une tâche "définition du périmètre", de mentionner "WBS"
comme délivrable attendu de la tâche.
Si vous devez déplacer un élément de la WBS, il faut le faire par
couper-coller, comme indiqué plus haut. Vous pouvez également
double-cliquer sur une ligne pour afficher une boîte de dialogue plus
complète, vous permettant de renseigner d'autres champs tels que la
durée, les ressources, les contraintes de dates de début/fin, un lien
vers de la documentation externe ou une note en texte libre.
2.2. Affectation des dépendances
Une fois que votre WBS est créée et que toutes les tâches et activités
sont définies, vous pouvez alors renseigner les dépendances
obligatoires ou discrétionnaires. Là encore, le glisser-déplacer n'est
pas disponible, vous devez renseigner les dépendances via le tableau de
saisie ou la boîte de dialogue.
Bien entendu, les différents types de dépendances sont proposés : fin à
début, début à début… Là encore Open Workbench offre un plus par
rapport à MS Project, car vous visualisez non seulement les dépendances
Parent (prédécesseurs de la tâche), mais aussi les dépendances enfants
(ses successeurs). La visualisation des successeurs est un excellent
moyen de vérifier si vos dépendances sont correctes.
Vous pouvez enfin spécifier des dépendances externes ou relier des dépendances d'autres plannings projet.
2.3. Affectation des ressources
Lorsque j'ai créé mon premier planning avec Open Workbench, j'ai mis un
peu de temps à comprendre où il fallait lister les ressources du
projet. En fait, il faut utiliser le quadrant sud-est de la fenêtre
principale pour saisir toutes les ressources disponibles.
Une fois que cette liste est créée, vous pouvez alors affecter une ou
plusieurs ressources à chaque tâche de la WBS, en ouvrant la boîte de
dialogue par double clic sur la tâche. C'est là également que vous
affecterez le travail prévu pour chaque ressource, et là, ô miracle,
vous n'aurez pas à subir les sempiternels changements de durée de
Project…
En effet, quel chef de projet n'a jamais vécu un cauchemar, après la
planification initiale, de voir la durée des tâches allongée ou
réduite, tout cela parce qu'il a ajouté une journée de RTT sur l'une
des ressources, ce qui a fait passer la durée de 5 jours à 5,13 jours
!!! De ce côté, MS Project est beaucoup trop mécanique, la relation
entre le travail et la durée ne permet aucune flexibilité et conduit à
des plannings par trop artificiels. Je vous rassure, avec Open
Workbench, cela fonctionne beaucoup mieux : le travail et la durée sont
décorrélés, le logiciel vous signale simplement les problèmes
potentiels par un jeu de couleurs.
2.4. Génération de l'échéancier du projet
Il est temps à présent d'utiliser le menu "Créer le planning" pour
calculer et construire le Gantt du projet (dans MS Project, ce calcul
est automatique, mais ici, il faut le demander). Chaque élément de la
WBS va être positionné sur le calendrier, compte tenu de sa durée, ses
contraintes de dates et de ressources et ses dépendances. La vue
"Gantt" vous permet d'afficher cet échéancier sous forme graphique. Par
défaut le Gantt est affiché sur une échelle hebdomadaire, mais vous
pouvez, par exemple pour de petits projets, le modifier en échelle
journalière. Pour cela, le menu "Editer la vue courante" vous permet
d'effectuer les modifications nécessaires, puis de les sauver,
éventuellement avec un nouveau nom de vue que vous pourrez ajouter à
vos vues favorites.
Une fois le planning généré, vous allez peut-être mettre à jour
certaines tâches pour positionner, par exemple, des "dates de début au
plus tôt" ou tout autre contrainte de date ou durée (par exemple,
indiquer la date d'arrivée du menuisier !). N'oubliez par alors de
regénérer l'échéancier pour réactualiser le Gantt.
Sur la vue Gantt, un code de couleurs est appliqué sur certaines
tâches, ce qui vous permet d'identifier en un clin d'œil (les tâches en
rouge) celles qui posent des problèmes de durée ou de ressources. Par
rapport à MS project, là aussi cette fonction offre un plus pour
corriger votre planning en utilisant des techniques de "resource
leveling" ou de replanification.
Enfin, je précise qu'il existe un menu "Optimisation" qui construit un
échéancier optimisé qui minimise les problèmes de ressources, tout en
intégrant les contraintes que vous avez saisies.
(à suivre)
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